事前打ち合わせについて

使用条件・基本事項の確認

使用ホール、使用日時、催事名などの確認

使用ホールと楽屋など、使用日時、催事名、物品販売、チケット委託販売、配付物などの確認をします。
また、非常時の対応、避難経路も確認します。（非常口への動線を塞ぐことは法令上禁止されています。妨げるものを置かないでください。）

使用者が配置する各責任者および係員(非常時の避難誘導員と兼務可)

• 使用者統括責任者
  名前・住所・電話番号を提示、催事全体の責任者として会館側と綿密な連携を図りながら進めます。特に非常時の運営判断、来場者の避難誘導など来場者の安全を確保していただきます。

• 舞台責任者
  搬入搬出や準備・舞台進行の責任者。基本的に舞台下手につき、楽屋管理も使用者が配置します。

• ホール責任者
  来場者の安全管理（避難誘導の指揮など）に関する責任者。使用者がホール係（入場者係、楽屋係含む）を市民会館の場合は8名以上、文化ホールの場合6名以上を配置します。催事中は係員を扉付近に配置します。

• 入場責任者
  受付や入退場の安全管理に関する責任者。使用者が入場者係を入退場時に配置します。

• 駐車場責任者
  駐車場の案内などに関する責任者。トラブル防止の為に利用予想を会館側と綿密に打ち合わせます。使用者が駐車場係を市民会館の場合は6名以上、文化ホールの場合は4名以上を配置します。

舞台の使用に関する打ち合わせ

プログラム・舞台進行表(進行台本)・舞台仕込図などの提出

• 舞台使用備品と舞台配置（反響板、ピアノ、演台・司会台、看板、プロジェクター使用など）
• 照明（ライトの配置・種類・使用箇所、演出効果、客席の明るさの加減など）
• 音響（使用マイクの配置・種類・本数、音源再生・録音、撮影業者などの有無など）
• 会館配置の舞台技術職員(市民会館の場合は3名・文化ホールの場合は2名)以外に必要な人員の手配・費用負担
• ピアノ利用時の調律、スモーク・火気等危険物使用の届出、会場アナウンス

使用者手配の業者が入る場合の申出事項（各仕込図を使用の10日前までに提出）

• 舞台監督（舞台進行）の名前
• 舞台業者名と担当者名（専門業者であること）
• 照明業者名と担当者名（専門業者であること）
• 音響業者名と担当者名（専門業者であること）

搬入搬出車両の台数と車種

駐車禁止場所の確認、留め置きの有無など

利用当日の運営確認

• 使用許可書を会館事務所に提示し、鍵を借り入館します。
• 会館舞台職員の了解を得て備品を使用し、終了後は施設および備品を元の状態に戻してください。(原状復帰)
• 舞台・場内・ロビー・楽屋などの清掃や忘れ物を確認してください。（ゴミは持ち帰り、会館職員による点検）
• 鍵を会館事務所に返却し、使用料（附属設備等使用料）精算を当日現金にてお支払いください。
• 非常時には、出演者・来場者・関係者の避難誘導は使用者(主催者)にて行ってください。