市民宛郵便の郵便番号・あて名（住所・氏名）の記入について

提案

　市から市民宛に郵送される郵便物について、その郵便番号・あて名（住所・氏名）の表記が、手書き並びに印字ともに余りにも小さい。
　即ち、郵便物は差出人から受取人に届くまでに、郵便局（受付局・センター・配達局）において、機械読み取り（郵便番号）や人手による目視で処理される。
　中でも、特に配達局では
（1）町域毎、受取人毎への所定箇所（棚or BOX）への仕分け作業
（2）各受取人への配達員による配達
は、人手により目視で行っている。
　これが為、下記の様に乱雑・印字が小さくては、作業の効率化・誤配などに悪影響を及ぼすこととなる。
　別添のものは、私宛に郵送されたものであるが
1.（1）～（5）については
　1）郵便番号の表記が乱雑又印字が小さい
　2）あて名（住所・氏名）が手書き、印字とも小さい
2.（4）については
　1）郵便番号の前に〒マークがあり、読み取り機で読み取れない。所定の箇所へ記入すべきである。
　2）機械印字でなく、手書きの方が処理時間が速い（人手+印字にWの時間を要する）
　然るに、下記のとおり改善を提案する。
1.印字コスト（インク代）を押える為に、この様に印字を小さくしていると思はれるが、大きさを14P～18P程度とする
2.手書きについても（7）程度の大きさとし印字・手書きともに一目でわかる様にする。
3.郵便番号7桁化後は、7桁の郵便番号を記入した場合は、市町村名を省略できる様になっているが
　1）（1）～（4）については「各務原市」を手書き
　2）（5）については「各務原市」のほか「岐阜県」までも印字されている。
　即ち、（1）～（4）については、手書き記入時間のムダ削減をはかり、（5）については「岐阜県」「各務原市」を印字省略する事によりコスト（インク代）を削減し、上記印字拡大化に伴うコスト上昇とバランスが取れると考える。
　特に（5）については固定資産税、後期高令者医療保険料、介護保険料もすべて「岐阜県」「各務原市」が印字されている。これは私宛に送付されてきている物丈でその他国民健康保険料・軽自動車税については定かでない。
　この事については、（6）のワクチン接種券送付について「各務原市」が省略され誠にベターと考える。即ち出来ない事はないと言う事である。
　以上、市からは大量の郵便物が送付されるが、
1.市のコスト削減（印字コスト、手書き時間）
2.郵便局での作業の効率化誤配防止などへの「やさしさ」と「気配り」の為改善を提案する。
　この種の提案をすると、決まって「スペースが」「システムが」など、「やらない為」「やりたくない為」「改善の為の仕事を増やしたくない為」の回答が多いが、その様な事でなく真摯な回答を望む。「スペース」については「封筒窓枠」の範囲内で行えばよいし、「システム」については上記の様に「ワクチン接種券」で行はれている。
　H29年より提案したものの、「市」も「指定金融機関（大共→十六）」も目を背けて改善しようとしなかった「市税等の口座振替依頼書」について、見るに見かねた私のサンプルの提示によりやっとR3年4月に5年越しに改善が実現した。これは「聞く耳」を持った税務課職員の努力によるものであるが職員全員がこの様に事柄を前向きにとらえて欲しいと考える。
（口座依頼書の改善）
　この事は多分全国初めての事であり、（5）についても全国共通の事でもあるので全国に先掛けて実行し、「口座依頼書」と同様に「各務原モデル」となればと考える。それが「誇り」であると考える。
　市長はそのビジョンに「やさしさ」と「誇り」「活力」を掲げているが、市民丈でなく、市の仕事にかかわる総ての事柄に「やさしさ」を持ち、そして又全国に語れる「誇り」を持った「各務原市市役所」になる事を望む。
（令和4年1月18日受付 山田 安重さん）

回答

　このたびはご提案をいただき誠にありがとうございます。
　郵便物が確実に相手先に届くためにも、郵便番号や宛名を正確に記載することは重要であり、特に手書きの場合、多くの人手と手間を経て配達されることにも配意し読みやすい文字であるべきと考えます。これまで市が発送した郵便物の宛名記載について指導や相談をされたことはありませんが、郵便番号や住所等の記載誤り等がないよう、今後も職員に対し注意喚起してまいります。
　「岐阜県」「各務原市」の記載を省略し文字フォントを大きくしては、とのご提案ですが、郵便局から「7桁の郵便番号を記載することで市町村名を省略しても配達は可能だが、できれば確認作業や誤配防止のために記載があるとよい」と聞いておりますので、現状では市町村名は表記するようにしております。
　システムによる宛名印刷につきましては、システムの標準機能を基に外国籍の方のアルファベット表記や住所の肩書といった文字数が長い場合にも対応できるようにしており、限られた印刷範囲内で文字のフォントをできるだけ大きくするよう努めております。市町村名の省略や文字フォントの変更には、新たにプログラム改修が必要になりますが、現在国において自治体システムの標準化がすすめられていることから、その動向をみながら検討してまいります。
　今後も貴重なご意見を真摯に受け止め改善に努めてまいりますので、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
（担当課：総務課 電話：058-383-1526）

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