市民宛送付書類などへの問い合わせ番号の表記について

提案

1】 掲題につき封筒並びに封入書類の納入通知書等に
　1）何ら表記がされていない。
　2）代表電話番号が表記されている。
2】 具体的には私宛の送付物についての表記は下記の通りで、各課により異なっている。（これは、あくまで私宛の書類で極く極く一部で あり、市民宛にはこれ以外にも各課より幾多が送付されており、各々同様と推測される。）

＼	封筒	封入書類
市民税課 市県民税	代表番号	代表番号※1
資産税課 固定資産税	直通番号	表記なし※1
医療保険課 後期高齢者医療保険料	直通番号	表記なし※1
介護保険課 介護保険料	代表番号	表記なし※1
コロナワクチン接種対策室 接種案内	表記なし	表記なし※2

※1納入通知書
※2リーフレット（市県のコールセンター外の番号は表記されているが対策室の番号表記はない。)

3】この様な状態であると
　1）市民が問い合わせの際、直通の電話番号がわからない。
　2）特に、代表番号が表記されているケースについては、代表番号の受電職員から、各課職員に取り次ぎすることとなり
 （1）余分な人手と時間を要する。（人と時間の無駄）
 （2）又、市民にとっても、その間待時間を要する。
 （3）加えて、取り次ぎする間、電話料が余分に発生する。（歳費の無駄）
事となる。
4】1）これについて過日、市・県民税納付通知書が送付され、前記2】のとおりその封筒並びに納付通知書に、代表電話番号が表記されていた為、問い合わせに表記どおり代表電話番号に架ける事となった。
　2）特に、この時期（6月中旬）には納税通知書について、市民より多くの問い合わせがある筈で、その問い合わせが代表番号受電職員より取り次ぎされており、又、その事はこの時期のみ又今年丈に限らずずっと以前より継続的又頻繁に起きている筈で
（1）代表電話受電職員は、「この課はどうして市民が代表番号に架けてくるのか？」
（2）市民税課職員は 「どうして代表電話受電職員から取り次ぎされてくるのか？」
と、前記3】の様な弊害に、何の疑問を感じる事なく漫然と行っていると言う事で、そこには改善やコスト意識をもった執務姿勢の欠如を感じる。

5】1）以上、市から市民宛の封筒、送付書類については、各課ごとに各々の直通電話番号の表記を提案する。
　2）それでないと、各課毎の直通番号に回線使用料などの基本料金を支出し、直通電話を設置している意味がない。
　3）又、この種の提案をすると、決まって
（1）「市民が直通電話番号がわからず、代表電話番号に架けてくるケースもある」と、含んどがそうかの様に先づは言い訳と責任転嫁、そして自己保身の回答を一言付け加えするが、それより事実を真摯に受け止めるべきと考える。
（2）提案の事象が提案の課のみでなく、全庁的に関係する事象であるにもかかわらず 、市・県民税の事→市民税課等と断片的な事象としての回答が多いが全庁的に関係するのか、しないのかについての判断は、例えば企画政策課が司ったうえでそれに対応した回答すべきと考える。
（3）加えて、私には担当課がわからないので、「例えば」と断っているにもかかわらず、それを咎めるが如く「企画政策課ではない」と一言付け加える回答をするが、その様な事のない様にと考える。

6】そして、この事により無駄な歳出をおさえ、それが例え少額ではあっても子育て、教育、福祉、医療、環境など、真に必要としている分野への予算増額につながればと考える。
以上

(令和5年6月25日受付 山田 安重さん）

回答

　このたびは、市長へのご提案をいただきありがとうございます。
　山田様からのご指摘を受け、現在、封筒等の電話番号表記について全庁的に見直しを進めているところです。
　見直しにあたりましては、基本的にご提案のとおり、直通番号表記とする考えですので、よろしくお願いします。
（担当課：市民税課 電話：058‐383‐1114・企画政策課 電話：058‐383‐4959・総務課 電話：058-383-1526)
 

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